Organisation (2/5): Planung ist die halbe Miete

Ihr habt eine gute Idee für eine Schulaktion und fragt euch jetzt, wie und wo ihr mit der Planung anfangen sollt? Eine gute Projektorganisation ist die halbe Miete!

Symbolbild "Organisation": Post-It mit Aufschrift "Make things happen"

Herzlichen Glückwunsch: Ihr habt bereits eure Aktionsidee und die Ziele definiert und startet jetzt mit Schritt 2, der Projektorganisation.

Im Folgenden erfahrt ihr mehr über die einzelnen Punkte, die bei der Vorbereitung eine große Rolle spielen.

In der Übersicht der 5 Planungsschritte seht ihr, wo ihr steht und könnt jederzeit vor- und zurückspringen.

TEAMARBEIT

Teamarbeit ist wichtig, denn 1 + 1 = 3. Wenn ihr zu zweit oder dritt zusammenarbeitet, schafft ihr mehr. Außerdem: wer kann schon an zwei oder drei verschiedenen Orten gleichzeitig sein? Wenn eine Person von der Presse da ist und gerade die Technik versagt, dann müsst ihr euch aufeinander verlassen können – das funktioniert am besten, wenn ihr die Rollen klar verteilt. Daher solltet ihr euch überlegen, welche Teams ihr benötigt und wer in welches Team möchte und auch passt. Jedes Team, das mehr als vier Personen hat, sollte einen Sprecher oder eine Sprecherin bestimmen, damit die Teams untereinander einen guten Austausch hinbekommen.

Beispielsweise könnt ihr ein Eventteam, ein Auf- und Abbauteam, ein Medienteam und ein Technikteam gründen. Möchtet ihr die Presse ansprechen, dann gründet auf jeden Fall noch ein Presseteam. Der Sprecher oder die Sprecherin sind in diesem Fall auch der/die Pressesprecher*in. Möchte keiner von euch Pressesprecher*in sein, dann fragt doch euren Lehrer oder eure Lehrerin. Sie unterstützen euch bestimmt gerne. Versucht euch regelmäßig über die Fortschritte der einzelnen Teams zu informieren, so dass jede*r immer den aktuellen Stand der Aktion kennt.

AKTIONSPLANUNG

Klärt die organisatorischen W’s: Was? Wann? Wie lange? Wie? Womit? Wo? Überprüft auch immer wieder, ob eure Planung weiterhin mit eurer Projektbeschreibung übereinstimmt! Ansonsten müsst ihr Anpassungen vornehmen.

Im Folgenden findet ihr eine kleine Checkliste, mit allen wichtigen Punkten, die es bei der Organisation einer Schulaktion zu beachten gibt.

Hier findet ihr die Checkliste zum Download und Ausdrucken (xls.-Datei, Download startet automatisch).

  • Termin festlegen

    Welcher Termin ist sinnvoll? Bietet sich ein Schulfest oder ein Aktionstag an? Erfragt und berücksichtigt die Termine der verschiedenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

  • Aktionsort festlegen

    Wo soll eure Aktion stattfinden? Zu welcher Jahreszeit? Ist es eine kalte Jahreszeit solltet Ihr vielleicht eure Aula als Veranstaltungsort in Betracht ziehen; ist es Frühling oder Sommer ist euer Schulhof vielleicht ein geeigneter Ort.
    Klärt auch die Rahmenbedingungen (gibt es Notausgänge; genügend Toiletten…). Überlegt euch auch, wie ihr den Aktionsort gestalten wollt und holt euch gegebenenfalls notwendige Genehmigungen (z.B. bei öffentlichen Plätzen) ein. Sollte eure Aktion außerhalb des Schulgeländes stattfinden, wird auch oftmals eine Einverständniserklärung der Eltern benötigt.

  • Programmplanung

    Wie schaut euer Aktionsprogramm aus? Gibt es Auftritte von Künstler*innen oder habt ihr eine*n Redner*in eingeladen? Ist eine Bewirtung geplant? Ist es eine schulinterne oder eine öffentliche Veranstaltung? Bei Letzterem müsst ihr euch erkundigen, ob eventuell Sicherheitspersonal oder auch ein Erste-Hilfe-Team benötigt werden.

  • Zeitplan

    Erstellt euch einen groben Zeitplan für die Planung und für den Aktionstag. Darin sollten alle wichtigen Informationen, Uhrzeiten und die zuständigen Personen vermerkt sein. Überlegt euch auch einen Notfallplan, wenn z.B. ein*e Künstler*in krank wird, ihr euren Aktionsort kurzfristig verändern müsst oder die Technik versagt.

  • Technik

    Benötigt ihr Musikanlagen, Beamer, eine Videokamera oder gegebenenfalls eine Bühne? Was ist in eurer Schule bereits vorhanden und was muss vielleicht ausgeliehen oder sogar gekauft werden? Informiert euch rechtzeitig! Auch solltet ihr euch überlegen, eine Generalprobe zu machen, so dass ihr auf Probleme noch rechtzeitig reagieren könnt.

  • Aktionsmaterialien

    Erstellt euch eine Liste mit den nötigen Materialien. Woher bekommt ihr das Material? Braucht ihr Banner, Flyer, möchtet ihr unser Vernetzungsspiel spielen oder wollt ihr eine/n Referent*in vor Ort haben? Dann schreibt uns eine Mail, ruft an oder schaut mal in unserem Online-Shop vorbei, wo ihr kostenfrei Materialien bestellen könnt! Wir unterstützen euch natürlich gerne! Auch gibt es viele Informationsmaterialien bei Weltläden, Afrika-Vereinen oder Hilfsorganisationen.

FINANZIERUNG

Eine Aktion plant sich meistens nicht alleine und auch nicht ohne Kosten – Materialien oder auch die Bewirtung müssen zum Teil im Voraus bezahlt werden. Legt euch daher einen Kostenplan an. Ihr wisst ja nun, welche Materialien ihr benötigt. Recherchiert online nach den Preisen und notiert euch diese in eurer Liste.

Informiert euch auch, welche Kosten von eurer Schule übernommen werden können. Können Eltern Leihgaben geben? Gibt es potenzielle Sponsor*innen oder Partner*innen, zum Beispiel Geschäfte oder Firmen in eurer Stadt/eurem Dorf?

Hier findet ihr einen beispielhaften Kostenplan zum Download und Ausdrucken (xls.-Datei, Download startet automatisch).

PARTNER*INNEN

Nehmt Kontakt zu potenziellen Unterstützer*innen auf! Am besten schickt ihr ihnen eine Kurzbeschreibung eures Vorhabens mit einem vorläufigen Ablaufplan und schildert ihnen möglichst konkret, was ihr von ihnen wollt. Vielleicht gibt es Unternehmen in eurer Nähe, die sich sozial engagieren? Viele lokale Unternehmen unterstützen gerne engagierte Schüler*innen. Seien es Geld- oder Sachspenden, meistens gibt es immer eine Art der Unterstützung.

Im Gegenzug könnt ihr dem Unternehmen anbieten, ihr Logo gut sichtbar bei der Veranstaltung anzubringen oder euch öffentlich bei dem Unternehmen zu bedanken. Auch könnt ihr lokale Organisationen ansprechen oder ihr findet durch eine Recherche Personen, die sich auch mit eurem Aktionsthema intensiv beschäftigen? Wichtig ist, dass ihr euch die Unterstützung eurer Schulleitung zusichert.

FÜR DEN AKTIONSTAG

Nun solltet ihr mit der Planung soweit sein, dass ein detaillierter Ablaufplan erstellt werden kann. Stellt euch die Aktion einmal vor eurem geistigen Auge vor. Habt ihr eine genaue Vorstellung, wie der Ablauf genau sein könnte?

Erstellt einen Einsatzplan sowie eine Personalliste mit den wichtigsten Telefonnummern (Ansprechpartner*in für die Presse, Technik etc.). Überprüft am Aktionstag selbst auch noch einmal die Technik – ihr wollt sicher keine bösen Überraschungen erleben!

Ihr habt noch Fragen?

Ihr habt Fragen zu einzelnen Planungsschritten oder den Aktionsmaterialien? Kontaktiert uns, wir unterstützen euch gerne.